Quy trình làm thẻ từ cho khách thuê phòng
Sau khi khách hoàn tất thủ tục đăng ký nhận phòng, thì nhân viên tiếp tân sẽ tiến hành lập thẻ từ cho khách ở trên phần mềm ghi thẻ trên máy vi tính hoặc với khóa Hlock chỉ cần check-in trên phần mềm quản lý khách sạn thẻ sẽ được tự động ghi. Nhân viên sẽ nhập thời gian lưu trú, số phòng …để mã hóa vào thẻ và đưa cho khách.
Khách dùng thẻ từ này chỉ mở được cửa của phòng mà khách đã đăng ký. Dữ liệu mã hóa trên thẻ sẽ được hủy bỏ khi khách hàng thanh toán và làm thủ tục trả phòng. Trường hợp thẻ bị mất và được thông báo với khách sạn, thì thẻ này sẽ được vô hiệu hóa.
*) Cách mở khóa
Khách thuê phòng sẽ được nhân viên khách sạn hướng dẫn chi tiết khi nhận phòng. Cách mở cửa sử dụng khóa thẻ từ vô cùng đơn giản. Khách chỉ cần đưa thẻ qua khe đọc, thấy đèn xanh trên ổ khóa từ sáng lên ta dùng tay vặn nắm mở theo chiều kim đồng hồ để mở cửa. Hay cũng có hệ thống chỉ cần khách kéo thẻ từ qua ổ, sau đó đèn xanh sẽ sáng kêu lên một tiếng bíp nhỏ và ta có thể đẩy cửa bước vào.
Chúng ta chỉ cần rút thẻ từ ra khỏi khe đọc khi bước vào phòng, lập tức cửa sẽ tự động đóng lại. Khi ra ngoài, chúng ta chỉ cần đóng cửa lại, cửa cũng sẽ tự động khóa. Bên cạnh đó, khóa từ có hệ thống báo động khi có người xâm nhập trái phép vào phòng hay cửa chưa đóng hoàn toàn khi chúng ta ra khỏi phòng. Với hệ thống khóa từ, bộ phận quản lý của khách sạn sẽ dễ dàng kiểm tra các thông tin như ngày giờ làm khóa, ngày làm chìa, nhật ký sử dụng,….qua hệ thống đọc ổ từ và xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra.